Mẹo trao đổi công việc trực tuyến hiệu quả mùa COVID-19

Các chuyên gia về nghi thức gần đây đã chia sẻ về cách để giao tiếp tốt nhất trên các phương tiện truyền thông trực tuyến để giúp chúng ta thích nghi tốt với sự chuyển giao phương thức làm việc trong thời điểm dịch COVID-19.

Ứng dụng trò chuyện Messenger của Facebook trong thời gian qua đã ghi nhận đã tăng hơn 70% số lượng cuộc gọi nhóm trên nền tảng của nó toàn thế giới. Không chỉ số lượng cuộc gọi tăng cao mà thời lượng của các cuộc gọi nhóm trên Messenger cũng dài hơn.

Việc thay đổi phương thức làm việc tại văn phòng chuyển sang làm việc trực tuyến tại nhà cũng mang đến nhiều tác động tích cực trong việc hạn chế sự lây lan của COVID-19 nhưng đồng thời việc chuyển đổi nhanh chóng này cũng khiến nhiều người gặp phải các vấn đề khó khăn do chưa thể kịp thời thích nghi. Một trong những khó khăn đó chính là nghi thức xã giao khi giao tiếp trực tuyến. Nghiên cứu vào năm 2019 cho biết hơn 75% người dùng mong đợi một tiêu chuẩn về các nghi thức xã giao trên nền tảng trò chuyện của Messenger.

Tập trung vào nội dung chính

Các khung trò chuyện thường là nơi có chức năng để tán gẫu và người tham gia có thể là những tài khoản ẩn danh. Nếu trước đây, bạn có thể thoải mái trò chuyện về bất cứ vấn đề nào bạn muốn, nhưng khi khung trò chuyện giờ đây được sử dụng là phương tiện giao tiếp chính trong công việc, bạn cần phải giao tiếp một cách chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn đề cập quá nhiều những câu chuyện bên lề hoặc không phù hợp trong cuộc hội thoại mang tính chất công việc sẽ khiến bạn không còn đủ thời gian để xử lý các công việc của mình. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải nhận biết về những thành viên tham gia vào cuộc hội thoại của bạn và chú ý về nội dung tin nhắn của mình trước khi gửi đi. Hãy luôn nhớ những người được thêm vào sau đều có thể xem lại toàn bộ cuộc trò chuyện trước đây của bạn.

Tránh để đồng nghiệp chờ đợi

Điều này được xem là một điển hình trong các cuộc hội thoại nhóm. Dựa theo một nghiên cứu trên Messenger, hầu hết mọi người đều đặt quan tâm về việc tin nhắn của họ có được gửi đến người nhận và đã được xem hay chưa. Hơn 60% người Mỹ trong lúc chờ đợi tin nhắn phản hồi luôn kiểm tra xem liệu tin nhắn của họ đã được gửi đến và được xem. Nếu bạn đang bận tay với một công việc khác, hãy để lại lời nhắn với các đồng nghiệp trong cuộc hội thảo của mình và sẽ trả lời đầy đủ tin nhắn sau đó. Nếu bạn thấy hàng loạt các thông báo từ các nhóm trò chuyện khác, cũng hãy để lại lời nhắn hoặc tắt thông báo cuộc trò chuyện.

Hạn chế gửi nhiều tin nhắn cùng một lúc

Nếu tin nhắn của bạn không được phản hồi nhanh chóng, việc gửi liên tục hàng loạt các tin nhắn tiếp theo sẽ không giúp vấn đề của bạn được giải quyết nhanh chóng. Có đến 37% số người tham gia khảo sát cho rằng họ sẽ có xu hướng từ chối phản hồi với một loạt tin nhắn dồn dập đến từ người gửi. Việc nhắn tin dồn dập có thể khiến người nhận tin tốn thời gian để xử lý các thông tin, khiến người nhận cảm thấy bị áp đảo và khó xác định được nội dung chính mà họ cần phải giải quyết. Các chuyên gia về lễ nghi đã đề xuất một cách giải quyết tốt hơn đó là hãy bình tĩnh chờ đợi và nhắn tin vào một thời điểm thích hợp.

Nội dung tin nhắn súc tích

Tin nhắn có nội dung ngắn đôi khi cũng không phải là một điều tốt, nó thể hiện sự khó gần và khiến cuộc trò chuyện trở nên nghiêm trọng. Tuy nhiên, việc đảm bảo nội dung tin nhắn ngắn gọn và súc tích là một cách tuyệt vời để duy trì hiệu quả và tính chuyên nghiệp, nhất là cuộc trò chuyện có nhiều đồng nghiệp và nhiều người tham gia. Nếu bạn cần phải truyền tải nhiều nội dung trong cùng một lúc, các chuyên gia đề xuất bạn nên sử dụng tin nhắn thoại, một cuộc gọi nhóm hoặc một cuộc gọi video trên ứng dụng Messenger, nó cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi nhóm với tối đa 8 thành viên.

“Lời chào cao hơn mâm cỗ”

Bất kể mối quan hệ giữa bạn và đồng nghiệp như thế nào, việc mở đầu và kết thúc thư hoặc tin nhắn với lời chào hay lời hỏi thăm đều được đánh giá cao. Để giữ cho thư từ có tính trang trọng hơn, hãy mở đầu thư bằng “Chào buổi sáng/buổi chiều/buổi tối”, là một kiểu mở đầu kinh điển và kết thúc bằng “Best regard, Kind regard hoặc With regard” đều mang nghĩa thể hiện sự trân trọng đối với người nhận. Hơn thế nữa, trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19 đang diễn biến nghêm trọng, một lời chúc sức khỏe hay một lời nhắn nhủ, động viên cũng được xem là một lựa chọn hợp lý.

Kiểm tra nội dung tin nhắn trước khi gửi

Nội dung và cách thể hiện tin nhắn của bạn cũng là cách để các đồng nghiệp đánh giá một phần nào đó về bạn. Có đến 38% người Mỹ đều đồng ý rằng khả năng trình bày văn bản kém sẽ để lại ấn tượng xấu. Vì vậy, việc kiểm tra lại toàn bộ nội dung tin nhắn, ngữ pháp, lỗi chính tả, dấu câu là một việc cần thiết trước khi gửi. Đó cuxg là một hành động thể hiện việc bạn tôn trọng người gửi và là cách để đạt được lễ nghi ứng xử trong giao tiếp trục tuyến.

#seesomething, saysomething

Culture Magazin magazine always wants to listen and receive contributions from readers.
In case you submit articles about your ideas, interesting social events or hot news that you would like to share with us, email us at info@culturerus.com or inbox us at the FB page - https://www.facebook.com/culturemagazin.
Try our test reporter once. Quality articles will be selected and posted on Culturemagazin's website and official social networking sites!
#seesomething, saysomething

Discover

Bài Liên Quan